Wethouder Kees Kraanen            

Stedelijk beheer
Klimaatadaptatie en groen
Gemeentelijke organisatie
Informatievoorziening
Dienstverlening
ICT
Vergunningen, Toezicht & Handhaving
Wijkwethouder: Schothorst, Zielhorst en Nieuwland

Financiën en belastingen, inclusief deelnemingen
en PPS
Grondzaken/vastgoed
Stadhuis, inclusief stadhuisplein
Stadshart, inclusief De Nieuwe Stad
Evenementen
De Hoef
Wijkwethouder: Liendert en Rustenburg

In het organisatie ontwikkelplan ‘Werken voor bestuur en stad’ (2014) hebben wij de volgende ambitie voor de gemeentelijke organisatie geformuleerd:

'De samenleving is volop in verandering, onze rol en ons takenpakket passen wij daarop aan.'

We weten wat er leeft in Amersfoort. Voor het bestuur leveren we diensten en ondersteunen wij de inwoners en partners om kansen te grijpen en problemen op te lossen (Werken voor Bestuur en Stad).

Deze ambitie is nog altijd actueel en onze werkzaamheden zetten wij organisatiebreed ook binnen dat kader voort. Dat geldt ook voor de bedrijfsvoering van de organisatie, die aan moet sluiten op deze ambitie. In hoofdstuk 6 Bedrijfsvoering benoemen wij op hoofdlijnen onze beleidsdoelen en geplande activiteiten op onderstaande drie thema’s.

1. Organisatie ontwikkeling "Werken voor Bestuur en Stad
2. Informatievoorziening
3. Informatiebeheer en archieven

In deze paragraaf verdiepen wij enkele van die onderwerpen of benoemen meer algemene ontwikkelingen in de bedrijfsvoering in de breedte.

Strategische personeelsplanning

In ons coalitieakkoord hebben wij benoemd dat de relatief hoge gemiddelde leeftijd van de ambtelijke organisatie leidt tot een grote pensioenuitstroom. De krapte op de huidige arbeidsmarkt vraagt erom als aantrekkelijke werkgever te investeren in de vaardigheden en ontwikkeling van eigen medewerkers en het werven van nieuwe talenten. Kennisbehoud en kennisontwikkeling, inzetten op (big)data gestuurd werken, job rotation en meer diversiteit in het personeelsbestand zorgen ervoor dat we beter in staat zijn om de complexe vraagstukken van de stad op integrale wijze aan te pakken.

Naast voornoemde zaken zien we ook dat Amersfoort de laatste jaren steeds verder is gegroeid. Dat zien we ook terug in de opgaven en projecten waaraan we werken; een schaalsprong. Op bepaalde thema’s vraagt de samenleving bovendien een andere rol van de overheid.

Kortom, bij een gelijkblijvend personeelsbeleid ontstaat er een disbalans tussen vraag (opgaven/projecten/diensten) en aanbod (kwaliteit en kwantiteit van de ambtelijke organisatie). We werken daaraan onder de noemer ‘strategische personeelsplanning’ en herijken ons personeelsbestand zo cyclisch.

De veranderingen in de opgaven van de organisatie, de vervangingsvraag en de arbeidsmarkt maken ook dat er financiële ruimte nodig is om op de vraag te kunnen anticiperen. Dat maakt ook het hebben van een substantiële en breed inzetbare bedrijfsvoeringsreserve noodzakelijk.

Inclusieve organisatie – we gaan voor divers talent

Wij gaan voor divers talent. Wij hebben de overtuiging dat een divers personeelsbestand bijdraagt aan de effectiviteit van onze organisatie. Diverse achtergronden brengen namelijk meervoudige perspectieven en talenten met zich mee. Dat komt de kwaliteit van ons werk ten goede. Daarom is op 2 mei 2017 de 'Visie op gemeente Amersfoort als inclusieve en diverse organisatie' vastgesteld.

De komende jaren werken wij binnen deze visie op inclusiviteit langs vier pijlers: Veiligheid, Bewustzijn, Ontmoeting en Zichtbaarheid. Deze pijlers zijn verder uitgewerkt in een aantal hoofddoelen en vertaald naar activiteiten die bij moeten dragen aan de verdere ontwikkeling naar een diverse en inclusieve organisatie.

Integriteit – we zijn een betrouwbare gemeentelijke organisatie

Wij vinden het belangrijk dat wij een betrouwbare gemeentelijke organisatie zijn. Dat vraagt ook wat van de medewerkers in die organisatie. Wij vragen hier onder meer aandacht voor via het thema integriteit. In ons integriteitsbeleid ligt de focus op kunnen komen tot het morele oordelen en het borgen van die gedachtegang in zogenoemde morele beraden.

Interne dienstverlening

In "Werken voor bestuur en stad" is afgesproken dat we gaan werken volgens één intern dienstverleningsconcept. Alle interne dienstverlenende afdelingen hebben in dit kader afspraken gemaakt over met name de afstemming en de prioritering in de organisatie. Maandelijks wordt dit afgestemd met de afdelingsmanagers. Verder wordt gewerkt aan de verdere professionalisering van de interne dienstverleners. We streven er naar de interne dienstverlening voortdurend te verbeteren en efficiënter te maken. De interne klantbenadering en partnerschap staat daarbij voorop.

Facilitaire zaken

Het beheer en de instandhouding van de gemeentelijke overheidsgebouwen voor de huisvesting van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie vraagt voortdurend aandacht. Door de op handen zijnde renovatie is het onderhoud van het stadhuis de afgelopen jaren beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Nu renovatie c.q. nieuwbouw nog wat langer op zich laat wachten zullen de komende jaren diverse aanpassingen en maatregelen in de gebouwen nodig zijn teneinde een acceptabel en ARBO verantwoord werkklimaat te houden. De klimaatbeheersing is daarbij een belangrijk uitgangspunt en verder ook de nog noodzakelijk te treffen maatregelen in het kader van de brandveiligheid. Naast uitvoeringsbudgetten zal extra personele capaciteit zal hiervoor nodig zijn. Het concept van flexibel werken en een flexibele huisvesting (tijd- en plaatsonafhankelijk werken) zal de komende jaren verder worden doorgevoerd. Diverse aanpassingen in het gebouw zullen daarvoor nodig zijn. Bovendien zal de planvoorbereiding voor renovatie c.q. nieuwbouw van het stadhuis veel extra inspanning vragen.

Informatiebeheer

Binnen het informatiebeheer zijn er de komende twee jaren twee grote uitdagingen. In de eerste plaats de digitaliseringsslag die gaat plaatsvinden waardoor niet langer fysieke archieven maar alleen digitale archieven zullen worden gevormd. De papierstroom moet binnen afzienbare tijd opdrogen. Maar dan nog zijn er achterstanden die weggewerkt moeten worden. Hiervoor is enige tijd de operatie Schoon Schip opgezet met als doelstelling om de papier (oude) archieven geheel op te ruimen dan wel over te brengen naar Archief Eemland. De Archiefwet verplicht semi-statische documenten na een periode van 20 jaar over te brengen naar een Archiefbewaarplaats. De Archiefbewaarplaats staat onder toezicht van de gemeentearchivaris.

Doelstelling is dat vanaf 1-1-2020 alleen nog digitaal gearchiveerd gaat worden. Dit heeft ook grote consequenties voor het huidige personeelsbestand die met een geheel nieuwe werkwijze zullen te maken krijgen. Daarnaast betekent het ook dat binnen korte tijd een digitale bewaarplaats moet worden gerealiseerd, het E-depot, zodat digitale documenten duurzaam kunnen worden opgeslagen en geraadpleegd.  Op het gebied van het informatiebeheer wordt nauw samengewerkt met Archief Eemland.

Ondersteuning voor management en bestuur

Er is een pool medewerkers voor de ondersteuning van het management en het bestuur. En daarnaast voor een veelheid aan projecten en andere klussen. Daarvoor is een flexibele organisatie opgezet die effectief kan worden ingezet op de meest noodzakelijke taken. Aangezien de vraag altijd het aanbod overtreft moeten hiervoor steeds prioriteiten worden gesteld.

Informatievoorziening

De informatievoorziening (IV) bij de gemeente Amersfoort is de laatste jaren veel veranderd. Van technologie (IT) naar informatievoorziening (IV), van sluitstuk en beheer naar directe onmisbare relatie met het primaire proces, en van bedrijfsvoering naar meer zichtbaarheid op de politieke agenda. Door steeds verder gaande digitalisering en bijbehorende beveiligingsvraagstukken is IV steeds vaker onderwerp van gesprek in de samenleving, en zo ook in de gemeenteraad.
Onder IT verstaan we de techniek, denk aan hardware en software. Informatievoorziening (IV) is het geheel van mensen, middelen en maatregelen die voorzien in de informatiebehoefte van de organisatie. IV zorgt voor de juiste informatie, op het juiste moment op de juiste plaats (van ingekomen e-mail of formulier tot digitale archivering van stukken). We spreken daarom liever van informatievoorziening dan van IT omdat dit het geheel omvat en invulling geeft aan onze strategische digitale koers.
We zorgen blijvend voor een infrastructuur die stabiel, veilig en betrouwbaar is. Hiermee zorgen we ervoor dat een complex en breed scala aan informatiesystemen beschikbaar is voor de uitvoering van het  volledige takenpakket van de gemeente. Op natuurlijke momenten vervangen we technische- en applicatieve onderdelen, waarbij meer en meer aan de hand van onze sourcingsvisie afgewogen wordt of voorzieningen beter en efficiënter ‘in regie’ kunnen worden gezet.
We zijn ons bewust van de technologische mogelijkheden en zetten deze innovatie in waar het waarde toevoegt voor inwoner en organisatie.
We geven invulling aan maximaal digitaal werken. We zorgen voor aangepaste of nieuwe voorzieningen waar informatie duurzaam digitaal is opgeslagen en kan worden teruggevonden.
Met mobiele  apparaten zorgen we voor het fundament onder tijd- en plaats onafhankelijk werken en geven zo invulling aan onze visie op de digitale werkplek.
Wij sluiten actief aan op de landelijke ontwikkelingen op het gebied van samen organiseren en common ground. Leidraad hierbij is het jaarprogramma Gezamenlijk Gemeentelijke Uitvoering 2019 (GGU2019). We willen actief  bijdragen aan het werken als één landelijke overheid, hergebruiken slimme voorbeelden van andere gemeenten en delen onze successen met andere gemeenten.
In 2019 zullen onze gegevensbronnen meer en meer, al dan niet door slim te combineren, ingezet worden om beleidskeuzes te ondersteunen (data gestuurd werken).

Compliance en governance

De inhoudelijke ambities op dit thema zijn terug te vinden in met name hoofdstuk 4 Bestuur en Dienstverlening. Wij benoemen dit hier, nu de dekking van de kosten op dit thema zijn geregeld in hoofdstuk 6 Bedrijfsvoering.